Besprechungsziele, Vorgehen

• Gewünschtes Ergebnis definieren (Information, Diskussion, Entscheidung)
• Inhalte, Aussagen festlegen
• Fragen, Entscheidungen formulieren
• Chancen, Risiken abschätzen

Teilnehmerkreis

• Teilnehmerkreis bestimmen (Muss-, Soll-, Kann-Teilnehmer)
• Termin inkl. Ausweichtermin abstimmen
• Teilnahme bestätigen lassen
• Einladung inkl. Traktanden versenden

Veranstaltungsort, -zeit

• Interne, externe Durchführung bestimmen (Störungsaspekt)
• Veranstaltungsort festlegen
• Verkehrswege, Verkehrssituation berücksichtigen
• Beginn, Dauer und Ende der Veranstaltung festlegen
• Anreisezeiten, Anzahl der Reisenden berücksichtigen
• Hotelzimmer, Veranstaltungsräume reservieren
• Bewirtung (Essenszeiten, Pausen) organisieren

Arbeitsmittel

• Laptop, Beamer organisieren
• Flipchart, Pinnwand bereitstellen
• Moderatorenkoffer (Stifte, Papier, Nadeln) besorgen
• Funktionstüchtigkeit Referenten-PC prüfen (allenfalls Software installieren)
• Mikrofonanlage checken
• Telefon-, Videokonferenz vorbereiten

Weitere Punkte

• Referenten, Moderatoren festlegen
• Aussagen abstimmen
• Zeitbudgets vereinbaren
• Tagesordnung zusammenstellen
• Manuskripte verfassen
• PowerPoint-Präsentation erstellen oder zuschicken lassen
• Handouts für Teilnehmer in ausreichender Anzahl erstellen
• Plots, Plakate, Bilder ausdrucken
• Sitzordnung (Namensschilder, Karten) festlegen
• Raum vor Beginn der Veranstaltung kontrollieren

Nachbereitung

• Review, Reflektion der Besprechung
• Besprechungsprotokoll erstellen
• Besprechungsprotokoll an Teilnehmer und Verteiler schicken

 

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