Aufgaben und Termine, die noch vor der Abwesenheit zu erledigen sind
Anfertigen einer ToDo-Liste mit allen Aufgaben und Terminen bis zur Abwesenheit
Alle ToDos, die vorher noch zu erledigen sind, abschliessen
Offene, nicht delegierbare Aufgaben frühzeitig ermitteln und selbst erledigen
Noch zu erledigende Aufgaben, die delegierbar sind, an Vertreter delegieren
ToDos, die bis zur Abwesenheit nicht erledigt sind, in ToDo-Liste während der Abwesenheit übertragen
Aufgaben und Termine, die während der Abwesenheit zu erledigen sind
Anfertigen einer ToDo-Liste mit allen Aufgaben und Terminen, die während der Abwesenheit zu erledigen sind
Versuchen, wichtige Termine und Aufgaben, die unbedingt selbst erledigt werden müssen, auf die Zeit vor oder nach der Abwesenheit zu verschieben
Alle Aufgaben (schriftlich) delegieren und festlegen, wer was bis wann zu erledigen hat
Vertreter schriftlich über Termine und fällige Fristen während der Abwesenheit informieren
Vertretung festlegen und regeln
Festlegen, wer in welcher Angelegenheit vertreten soll
Kompetenzen klar verteilen und regeln
Prioritäten klar kommunizieren
Der Vertretung alle notwendigen Informationen bereitstellen
Vertretung mit den erforderlichen Vollmachten ausstatten
Vorgesetzte und Mitarbeiter über Vertretung informieren
Kontaktmöglichkeit während der Abwesenheit
Telefonnummer für Notfälle angeben
Anrufzeiten zur Klärung wichtiger Punkte vereinbaren
Festlegen, wer anrufen darf
Festlegen, in welchen Fällen eine Kontaktaufnahme erfolgen muss
(private) eMail-Adresse für wichtige Weiterleitungen hinterlegen
eMail & Telefon
eMail Abwesenheitsnotiz für die Zeit der Abwesenheit einrichten - mit Angabe des Zeitraums der Abwesenheit sowie Vertreterregelung
Weiterleitung der eMails an Vertretung einrichten
Telefonumleitung an die Vertretung einrichten
Mailbox bzw. Anrufbeantworter besprechen
Schreibtisch
Schreibtisch vor Abwesenheit komplett leer räumen
Zwei oder mehr leere Ablagekörbe aufstellen - einer für dringende Angelegenheiten, den anderen für Infomaterial oder weniger Dringendes - um nach der Rückkehr kein Ablagenchaos vorzufinden