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Aufgaben und Termine, die noch vor der Abwesenheit zu erledigen sind

• Anfertigen einer ToDo-Liste mit allen Aufgaben und Terminen bis zur Abwesenheit
• Alle ToDos, die vorher noch zu erledigen sind, abschliessen
• Offene, nicht delegierbare Aufgaben frühzeitig ermitteln und selbst erledigen
• Noch zu erledigende Aufgaben, die delegierbar sind, an Vertreter delegieren
• ToDos, die bis zur Abwesenheit nicht erledigt sind, in ToDo-Liste während der Abwesenheit übertragen

Aufgaben und Termine, die während der Abwesenheit zu erledigen sind

• Anfertigen einer ToDo-Liste mit allen Aufgaben und Terminen, die während der Abwesenheit zu erledigen sind
• Versuchen, wichtige Termine und Aufgaben, die unbedingt selbst erledigt werden müssen, auf die Zeit vor oder nach der Abwesenheit zu verschieben
• Alle Aufgaben (schriftlich) delegieren und festlegen, wer was bis wann zu erledigen hat
• Vertreter schriftlich über Termine und fällige Fristen während der Abwesenheit informieren

Vertretung festlegen und regeln

• Festlegen, wer in welcher Angelegenheit vertreten soll
• Kompetenzen klar verteilen und regeln
• Prioritäten klar kommunizieren
• Der Vertretung alle notwendigen Informationen bereitstellen
• Vertretung mit den erforderlichen Vollmachten ausstatten
• Vorgesetzte und Mitarbeiter über Vertretung informieren

Kontaktmöglichkeit während der Abwesenheit

• Telefonnummer für Notfälle angeben
• Anrufzeiten zur Klärung wichtiger Punkte vereinbaren
• Festlegen, wer anrufen darf
• Festlegen, in welchen Fällen eine Kontaktaufnahme erfolgen muss
• (private) eMail-Adresse für wichtige Weiterleitungen hinterlegen

eMail & Telefon

• eMail Abwesenheitsnotiz für die Zeit der Abwesenheit einrichten - mit Angabe des Zeitraums der Abwesenheit sowie Vertreterregelung
• Weiterleitung der eMails an Vertretung einrichten
• Telefonumleitung an die Vertretung einrichten
• Mailbox bzw. Anrufbeantworter besprechen

Schreibtisch

• Schreibtisch vor Abwesenheit komplett leer räumen
• Zwei oder mehr leere Ablagekörbe aufstellen - einer für dringende Angelegenheiten, den anderen für Infomaterial oder weniger Dringendes - um nach der Rückkehr kein Ablagenchaos vorzufinden

 

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