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Checkliste für eine längere Abwesenheit im Büro


Aufgaben und Termine, die noch vor der Abwesenheit zu erledigen sind
  • Anfertigen einer ToDo-Liste mit allen Aufgaben und Terminen bis zur Abwesenheit
  • Alle ToDos, die vorher noch zu erledigen sind, abschliessen
  • Offene, nicht delegierbare Aufgaben frühzeitig ermitteln und selbst erledigen
  • Noch zu erledigende Aufgaben, die delegierbar sind, an Vertreter delegieren
  • ToDos, die bis zur Abwesenheit nicht erledigt sind, in ToDo-Liste während der Abwesenheit übertragen
Aufgaben und Termine, die während der Abwesenheit zu erledigen sind
  • Anfertigen einer ToDo-Liste mit allen Aufgaben und Terminen, die während der Abwesenheit zu erledigen sind
  • Versuchen, wichtige Termine und Aufgaben, die unbedingt selbst erledigt werden müssen, auf die Zeit vor oder nach der Abwesenheit zu verschieben
  • Alle Aufgaben (schriftlich) delegieren und festlegen, wer was bis wann zu erledigen hat
  • Vertreter schriftlich über Termine und fällige Fristen während der Abwesenheit informieren
Vertretung festlegen und regeln
  • Festlegen, wer in welcher Angelegenheit vertreten soll
  • Kompetenzen klar verteilen und regeln
  • Prioritäten klar kommunizieren
  • Der Vertretung alle notwendigen Informationen bereitstellen
  • Vertretung mit den erforderlichen Vollmachten ausstatten
  • Vorgesetzte und Mitarbeiter über Vertretung informieren
Kontaktmöglichkeit während der Abwesenheit
  • Telefonnummer für Notfälle angeben
  • Anrufzeiten zur Klärung wichtiger Punkte vereinbaren
  • Festlegen, wer anrufen darf
  • Festlegen, in welchen Fällen eine Kontaktaufnahme erfolgen muss
  • (private) eMail-Adresse für wichtige Weiterleitungen hinterlegen
eMail & Telefon
  • eMail Abwesenheitsnotiz für die Zeit der Abwesenheit einrichten - mit Angabe des Zeitraums der Abwesenheit sowie Vertreterregelung
  • Weiterleitung der eMails an Vertretung einrichten
  • Telefonumleitung an die Vertretung einrichten
  • Mailbox bzw. Anrufbeantworter besprechen
Schreibtisch
  • Schreibtisch vor Abwesenheit komplett leer räumen
  • Zwei oder mehr leere Ablagekörbe aufstellen - einer für dringende Angelegenheiten, den anderen für Infomaterial oder weniger Dringendes - um nach der Rückkehr kein Ablagenchaos vorzufinden
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